如何在加拿大初中衔接期，用3周建成升学材料档案库？——我的系统化归档崩溃与重建实录

说实话，2023年9月刚入读温哥华Killarney Secondary的国际初中部时，我整个人都是飘的——成绩单散在三个文件夹里，课外活动记录写在草稿纸上，语言成绩截图存在手机相册第47页……直到升学顾问Ms. Lee盯着我那份‘手写版’申请清单说：‘你这不算材料，是考古现场。’

崩溃时刻：截止前72小时，发现缺2份公证成绩单

2024年1月申UBC附中项目时，我压线提交初稿——结果第二天收到邮件：‘请于72小时内补交2022–2023学年公证件（需加拿大BC省认证）。’当时我特慌！跑遍列治文三家公证处，才发现只有温哥华市中心的Notary Public能当天出证，费用$85/份。最终花了$170，卡着倒计时2小时上传成功。

我的3步归档法：从混乱到可检索

1. ? 数字命名规则：[年份][学期][类型]_[校名缩写]（例：2023F_Transcript_KS）
2. ? 物理备份三地：Google Drive（主存）、加密U盘（锁在宿舍抽屉）、打印版（放学校升学中心保险柜）
3. ? 动态追踪表：用Notion做共享看板，实时更新每份材料状态（✅已公证｜⏳待翻译｜⚠️过期预警），自动提醒30天内过期文件

加拿大专属坑点：成绩单不认‘百分制换算’

我曾把国内初中成绩单自己按‘90+=A’换算成GPA 3.8，结果UBC附中直接退回——BC省要求必须由学校出具官方换算说明信（含签名+校印）。补救时跑了3趟校长办公室，才拿到盖红章的换算附件。这个细节，连本地学生都常忽略。

现在我的档案库里有37份材料，最新一份是2024年6月刚扫描的环保社团领导力证书——而它自动出现在Notion‘社区服务’分类下，带时间戳和备注。 那种随时能拽出任意材料的踏实感，比第一次收到录取邮件还让我安心。